Co je třeba zajistit na maturitní ples

• Organizační a finanční zajištění – je třeba zvážit, kdo bude maturitní ples zaštitovat, tedy kdo ponese odpovědnost za případné dluhy. Jelikož školní třída není právní subjekt, uzavírá se někdy tzv. smlouva o kolektivní odpovědnosti, aby případné finanční závazky nezůstaly jen na jedné osobě. Pokud bude organizace maturitního plesu zaštitována Spolkem GVH, je třeba dbát na doložení řádných účetních a daňových dokladů, za určitých podmínek totiž pořadatel může být identifikovanou osobou pro účely DPH, zejména to dochází-li k nákupu zboží nebo služeb ze zahraničí (např. reklama na Facebooku).
  

• Prostory – termín, kapacita, nájemní smlouvu má zpravidla připravenou pronajímatel, je možné pokusit se pozměnit ji tak, aby byla vyrovnanější, ale nelze zaručit, že pronajímatel ustoupí.
• Hudba, moderátor/ka + ozvučení sálu
• Téma a program plesu a vystoupení
• Ochranný svaz autorský (OSA) – ples ohlásit min. 5 dní předem, jinak bude poplatek vyšší, lze prostřednictvím kontaktní osoby OSA nebo i e-shopu OSA (https://shop.osa.cz/), kde lze předběžně spočítat výši poplatku. Do 15 dní po konání je třeba ples „dohlásit“ (tzn. nahlásit návštěvnost, ceny vstupenek a zaslat seznamy skladeb všech vystupujících hudebníků nebo reprodukované hudby, která v průběhu akce zazněla). Poplatek se počítá z počtu prodaných vstupenek, nutno uvést, že se jedná o maturitní ples – sleva z poplatku.
  
• Zajištění dodržování pravidel o nočním klidu – obecně závazná vyhláška města Louny č. 5/2024 (https://www.mulouny.cz/cs/mesto/vyhlasky-narizeni-pravidla-predpisy-opatreni-obecne-povahy/obecne-zavazne-vyhlasky-ozv/2024.html, naposledy novelizovaná vyhláškou č. 2/2025) – pořadatelská služba musí být zajištěna v rozsahu min. 1 osoba na 50 účastníků plesu. Podle vyhlášky lze např. v KD Zastávka v pátek, v sobotu a ve dnech předcházejících dni státního svátku a ostatního svátku pořádat akce do 24.00 hodin při dodržení závazné podmínky zákazu otevírání oken a vstupních dveří (mimo příchod a odchod osob) budovy po 22.00 hodině.
  
• Prodej alkoholu: Pokud má být na akci prodáván alkohol, musí osoba, která tak bude činit, tento prodej ohlásit příslušnému celnímu úřadu, a to nejpozději 5 pracovních dnů před zahájením prodeje. Kromě toho je povinna zajistit, aby alkohol nebyl prodáván osobám mladším 18 let. Mimoto obecně závazná vyhláška města Louny č. 4/2024 zakazuje požívání alkoholických nápojů na veřejných prostranstvích (i před KD Zastávka). Výjimku představují případy, kdy je akce pořadatelem ohlášena městskému úřadu alespoň 7 pracovních dnů před jejím konáním.
  
• Tombola: je třeba postupovat podle § 61 a násl. zákona č. 186/2016 Sb. (ohlášení obecnímu úřadu a zajištění účasti notáře při slosování je nutné, pouze pokud bude herní jistina činit více než 200 tis. Kč, při ohlášení rovněž vzniká povinnost odvést daň z hazardních her). Úhrnná cena výher nikdy nesmí být nižší než 40 % a vyšší než 80 % herní jistiny.
  
• Propagace – pozvánky, plakáty, rozložení propagace sponzorů
  
• Fotograf
  
• Šerpy, kytice, dárky, dekorace sálu, loga sponzorů
  
• Příprava sálu a jeho úklid